Privacy Policy

English

Frank Insurance operates a scheduling and client-file website that connects clients directly with Frank Tereraho, RIBO, an insurance broker affiliated with InsureU Brokers Inc. Information submitted through the website may include contact details, appointment information, insurance-request details, documents voluntarily provided by the client, and communication history.

Personal information collected from clients

Depending on the form you complete, we may collect your name, email address, phone number, province, postal code or address; appointment and contact preferences; insurance interests, vehicle, property, business, existing-coverage and renewal information; information you include in messages or uploaded documents; and communication history. Life and travel assessments may collect the sensitive information described below. We also record your consent choices, the phone number covered by SMS consent, the wording/version shown, the source form and the time recorded. Website analytics and enquiry-source information are described below.

Purpose for collecting personal information

Information is used to process requests, prioritize follow-up, schedule and confirm appointments, communicate with clients, maintain the client CRM record, review documents, and support insurance brokerage administration. Submitting information through the website does not bind, activate, change, or cancel insurance coverage.

Authorized ChatGPT CRM integration

Frank Insurance may use a private, authenticated ChatGPT Action integration for internal CRM administration. When an authorized broker invokes an action, selected CRM information may be transmitted to ChatGPT to retrieve records, prepare summaries, update workflow stages, add notes, or initiate a broker-approved communication. Write actions require broker confirmation and are recorded in an audit log.

The integration is not intended for public client access. It does not expose API credentials or private document-download links, and it does not provide ChatGPT with deletion permissions. Information processed through ChatGPT is also governed by the terms, privacy settings, and data controls applicable to the authorized ChatGPT account or workspace.

Sharing of customers’ information

Customer information is not sold, rented or shared with third parties, partners or joint ventures for their marketing or promotional purposes.

No mobile information will be shared with third parties/affiliates for marketing/promotional purposes. All other categories exclude text messaging originator opt-in data and consent; this information will not be shared with any third parties.

SMS opt-in data and consent are excluded from information provided to insurers, affiliates, referral partners or joint ventures and from marketing audiences. Necessary insurance-service disclosures and operational processing are described below.

Messaging Terms and Conditions

Automated appointment and service texts are sent from 819-581-1990. Our public business contact number remains 613-777-0375. Replies to automated texts go to the sending number.

When you select Yes on an SMS consent form, you agree to receive text messages from Frank Insurance sent from 819-581-1990. Message frequency varies and may include messages in relation to appointment reminders and general customer support. Message and data rates may apply. Reply STOP to opt-out at any time. Reply HELP for Support.

SMS consent is optional and is not a condition of purchasing insurance. Selecting No, or leaving both choices unchecked, does not prevent submission of a request. General contact consent and email marketing consent do not authorize text messages. This SMS program does not send marketing or promotional texts. For support, contact info@frankinsurance.ca or call 613-777-0375.

Consent, communications and disclosure

For scheduling and insurance-request forms, Frank Insurance asks for separate consent to service communications and to the collection, use and disclosure of information reasonably necessary to handle the request. Depending on the request, information may be disclosed to an assigned licensed broker and, where reasonably necessary to obtain, review or administer insurance options, to insurers, managing general agents (MGAs), underwriting or processing partners, and service providers. Required request-processing consent is not used as consent for unrelated marketing.

Phone, voicemail and email service communications relate to your request. SMS/text messages require the separate optional Yes choice and are limited to appointment reminders, confirmations and general customer support. Optional marketing consent applies to email only and may be withdrawn at any time.

Service providers and storage

Frank Insurance may use hosting services, Google Workspace services, communications providers, analytics services, and other technology providers necessary to operate the website and CRM. Access is limited to operational purposes and configured permissions.

Access and corrections

Clients may use their reference number with the matching email address or phone number to access available customer-facing file information. Requests to correct information or ask privacy questions may be sent to info@frankinsurance.ca or to Frank at Frank.tereraho@insureu.ca. Clients may also call or text (613) 777-0375.

Security and retention

Reasonable technical and administrative safeguards are used, including authentication, restricted administrative endpoints, action confirmations, and audit logging. Information is retained only as reasonably required for the request, brokerage administration, legal obligations, dispute handling, and system security.

Enquiry source and sales follow-up

When you submit an enquiry, its campaign or referring website may be recorded with your request so Frank can assess which channels lead to enquiries and sales. If you accept website analytics, source information can be retained during your visit for up to 30 minutes. Customer details and private sales results are not sent to Google Analytics by this feature. Sales results remain in the broker’s restricted CRM.

Français

Frank Insurance exploite un site de planification et de dossier client qui met les clients directement en relation avec Frank Tereraho, RIBO, courtier en assurance affilié à InsureU Brokers Inc. Les renseignements soumis peuvent comprendre les coordonnées, les renseignements de rendez-vous, les détails de la demande d’assurance, les documents fournis volontairement et l’historique des communications.

Renseignements personnels recueillis auprès des clients

Selon le formulaire rempli, nous pouvons recueillir votre nom, courriel, téléphone, province, code postal ou adresse; vos préférences de rendez-vous et de communication; vos besoins d’assurance et les renseignements sur vos véhicules, propriétés, activités, protections actuelles et renouvellements; les renseignements fournis dans vos messages ou documents; et l’historique des communications. Les analyses vie et voyage peuvent recueillir les renseignements sensibles décrits ci-dessous. Nous consignons aussi vos choix de consentement, le numéro visé par le consentement aux SMS, le texte et la version présentés, le formulaire source et l’heure d’enregistrement. La mesure d’audience et la source des demandes sont décrites ci-dessous.

Finalités de la collecte des renseignements personnels

Les renseignements servent à traiter les demandes, prioriser les suivis, planifier et confirmer les rendez-vous, communiquer avec les clients, maintenir le dossier CRM, examiner les documents et soutenir l’administration du courtage. La soumission de renseignements sur le site ne lie, n’active, ne modifie et n’annule aucune couverture d’assurance.

Intégration CRM autorisée avec ChatGPT

Frank Insurance peut utiliser une intégration privée et authentifiée de type ChatGPT Action pour l’administration interne du CRM. Lorsqu’un courtier autorisé déclenche une action, certains renseignements du CRM peuvent être transmis à ChatGPT afin de rechercher des dossiers, préparer des résumés, mettre à jour les étapes de traitement, ajouter des notes ou lancer une communication approuvée par le courtier. Les actions d’écriture exigent une confirmation et sont consignées dans un journal d’audit.

L’intégration n’est pas destinée à l’accès public des clients. Elle ne divulgue pas les identifiants d’API ni les liens privés de téléchargement de documents et n’accorde aucune permission de suppression. Les renseignements traités par ChatGPT sont également régis par les conditions, les paramètres de confidentialité et les contrôles de données applicables au compte ou à l’espace de travail ChatGPT autorisé.

Communication des renseignements des clients

Les renseignements des clients ne sont ni vendus, ni loués, ni communiqués à des tiers, partenaires ou coentreprises à des fins de marketing ou de promotion de leur part.

Aucun renseignement mobile ne sera communiqué à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Toutes les autres catégories excluent les données d’adhésion et le consentement liés à l’expéditeur de messages textes; ces renseignements ne seront communiqués à aucun tiers.

Les données d’adhésion et le consentement aux SMS sont exclus des renseignements fournis aux assureurs, sociétés affiliées, partenaires de recommandation et coentreprises, ainsi que des audiences marketing. Les communications nécessaires aux services d’assurance et le traitement opérationnel sont décrits ci-dessous.

Conditions de messagerie

Les textos automatisés de rendez-vous et de service sont envoyés du 819-581-1990. Notre numéro public demeure le 613-777-0375. Les réponses aux textos automatisés sont acheminées au numéro expéditeur.

En sélectionnant Oui sur un formulaire de consentement aux SMS, vous acceptez de recevoir des messages textes de Frank Insurance envoyés du 819-581-1990. La fréquence des messages varie. Ils peuvent concerner les rappels de rendez-vous et le soutien général à la clientèle. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Répondez STOP pour vous désabonner à tout moment. Répondez HELP pour obtenir de l’aide.

Le consentement aux SMS est facultatif et n’est pas une condition d’achat d’assurance. Sélectionner Non ou ne cocher aucune des deux cases n’empêche pas l’envoi d’une demande. Le consentement général aux communications et le consentement au marketing par courriel n’autorisent pas les textos. Ce programme SMS n’envoie pas de textos marketing ou promotionnels. Pour obtenir de l’aide, écrivez à info@frankinsurance.ca ou appelez le 613-777-0375.

Consentement, communications et communication des renseignements

Pour les formulaires de planification et de demande d’assurance, Frank Insurance demande des consentements distincts pour les communications de service ainsi que pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements raisonnablement nécessaires au traitement de la demande. Selon la demande, les renseignements peuvent être communiqués au courtier en assurance autorisé assigné et, lorsque raisonnablement nécessaire pour obtenir, examiner ou administrer des options d’assurance, aux assureurs, agents généraux (MGA), partenaires de souscription ou de traitement et fournisseurs de services. Le consentement requis pour traiter une demande ne sert pas de consentement au marketing non lié.

Les communications de service par téléphone, boîte vocale et courriel concernent votre demande. Les SMS/textos exigent le choix Oui facultatif et distinct et sont limités aux rappels, aux confirmations de rendez-vous et au soutien général à la clientèle. Le consentement marketing facultatif vise uniquement les courriels et peut être retiré à tout moment.

Fournisseurs et conservation

Frank Insurance peut utiliser des services d’hébergement, Google Workspace, des fournisseurs de communication, des services d’analyse et d’autres fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement du site et du CRM. L’accès est limité aux besoins opérationnels et aux permissions configurées.

Accès et corrections

Les clients peuvent utiliser leur numéro de référence avec le courriel ou le numéro de téléphone correspondant pour accéder aux renseignements disponibles dans leur dossier. Les demandes de correction ou les questions relatives à la confidentialité peuvent être envoyées à info@frankinsurance.ca ou directement à Frank à Frank.tereraho@insureu.ca. Les clients peuvent aussi appeler ou texter le (613) 777-0375.

Sécurité et durée de conservation

Des mesures techniques et administratives raisonnables sont utilisées, notamment l’authentification, des points d’accès administratifs restreints, la confirmation des actions et la journalisation. Les renseignements sont conservés pendant la durée raisonnablement nécessaire au traitement de la demande, à l’administration du courtage, aux obligations légales, au règlement des différends et à la sécurité du système.

Source des demandes et suivi des ventes

Lorsque vous soumettez une demande, sa campagne ou le site d’origine peut être consigné dans votre dossier pour permettre à Frank d’évaluer les canaux qui génèrent des demandes et des ventes. Si vous acceptez la mesure d’audience, la source peut être conservée pendant votre visite, pour un maximum de 30 minutes. Cette fonction ne transmet ni coordonnées ni résultats de vente privés à Google Analytics. Les résultats de vente demeurent dans le CRM à accès restreint du courtier.

Life & travel assessment information / Renseignements d’analyse vie et voyage

EN: Life and travel assessments may include sensitive health, financial and trip information. These forms use separate express consent for collection/use and a separate express disclosure consent. Information may be disclosed to Frank Tereraho, RIBO, through InsureU Brokers Inc., and, when the client asks to proceed and disclosure is reasonably necessary, to insurers, MGAs or underwriting partners for quotation, eligibility or underwriting review. The forms avoid requesting SIN, banking, credit-card, passport or health-card numbers. Insurer applications and policy wording remain controlling.

FR: Les analyses vie et voyage peuvent contenir des renseignements sensibles sur la santé, les finances et les voyages. Ces formulaires utilisent un consentement exprès distinct pour la collecte/l’utilisation ainsi qu’un consentement exprès distinct pour la communication des renseignements. Les renseignements peuvent être communiqués à Frank Tereraho, RIBO, par l’entremise de InsureU Brokers Inc., et, lorsque le client demande de poursuivre et que la communication est raisonnablement nécessaire, aux assureurs, agents généraux (MGA) ou partenaires de souscription pour une soumission, l’admissibilité ou l’examen de souscription. Les formulaires ne demandent pas de NAS, renseignements bancaires, numéros de carte de crédit, passeport ou carte santé. Les propositions et libellés de police de l’assureur demeurent déterminants.